Политика персональных данных

Политика

обработки и защиты персональных данных

государственного учреждения Тульской области

«Областное бюро технической инвентаризации»

1. Общие положения

1.1. Настоящая политика в отношении обработки персональных данных (далее — политика) составлена в соответствии с п. 2 ст. 18.1 Федерального закона Российской Федерации «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27 июля 2006 года, а также иных нормативно-правовых актов Российской Федерации в области защиты и обработки персональных данных и действует в отношении всех персональных данных (далее — данных), которые учреждение (далее по тексту оператор, учреждение) может получить от субъекта персональных данных, являющегося стороной по договору оказания услуг, гражданско-правовому договору.

1.2. Оператор обеспечивает защиту обрабатываемых персональных данных от

несанкционированного доступа и разглашения, неправомерного использования или утраты в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ
«О персональных данных», Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации», Постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 №1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при обработке в информационных системах персональных данных», нормативных документов уполномоченных органов.

1.3. Оператор имеет право вносить изменения в настоящую Политику. При внесении

изменений в заголовке политики указывается дата последнего обновления редакции.

1.3.1. Действующая редакция размещается в электронном виде на сайте оператора.

2. Термины и принятые сокращения

Персональные данные (ПД) — любая информация, относящаяся к определённому или

определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных).

Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность

действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без

использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись,

систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение,

использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание,

блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

Автоматизированная обработка персональных данных — обработка персональных

данных с помощью средств вычислительной техники.

Информационная система персональных данных (ИСПД) — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.

Персональные данные, сделанные общедоступными субъектом персональных данных — ПД, доступ неограниченного круга лиц, к которым предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе.

Блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).

Уничтожение персональных данных — действия, в результате которых становится

невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

Оператор — организация, обрабатывающая персональные данные.

3. Обработка персональных данных.

3.1. Получение ПД

3.1.1. Все ПД следует получать от самого субъекта. Если ПД субъекта можно получить

только у третьей стороны, то субъект должен быть уведомлен об этом или от него должно

быть получено согласие.

3.1.2. Оператор должен сообщить субъекту о целях, предполагаемых источниках и способах получения ПД, характере подлежащих получению ПД, перечне действий с ПД, сроке, в течение которого действует согласие и порядке его отзыва, а также о последствиях отказа субъекта дать письменное согласие на их получение и обработку.

3.1.3. Документы, содержащие ПД создаются путем:

- копирования оригиналов документов (паспорт, документ об образовании и т. д.);

- внесения сведений в учетные формы;

- получения оригиналов необходимых документов.

3.2. Правовые основания обработки персональных данных

3.2.1. Обработка персональных данных осуществляется в соответствии с:

- Трудовым кодексом Российской Федерации;

- Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования";

- Приказом Федеральной налоговой службы от 15 октября 2020 г. № ЕД-7-11/753;

- Приказом Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии 

от 6 августа 2020 г. № П/0286 "Об утверждении формы заявления об исправлении ошибок, допущенных при определении кадастровой стоимости, требований к заполнению заявления об исправлении ошибок, допущенных при определении кадастровой стоимости";

- Приказом Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 6 августа 2020 г. № П/0287 "Об утверждении форм заявления об установлении кадастровой стоимости объекта недвижимости в размере его рыночной стоимости и документов, формируемых в связи с рассмотрением такого заявления, требований к их заполнению, требований к формату таких заявления и иных документов в электронной форме";

- Постановлением Правительства Тульской области № 431 от 30.09.2016 года;

- Постановлением Правительства Тульской области № 432 от 30.09.2016 года;

- согласием субъекта персональных данных на их обработку.

3.3. Обработка ПД

3.3.1. Обработка персональных данных осуществляется:

- с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;

- в случаях, когда обработка персональных данных необходима для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации функций, полномочий, обязанностей;

- в случаях, когда осуществляется обработка персональных данных, доступ неограниченного круга лиц, к которым предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе (далее — персональные данные, сделанные общедоступными субъектом персональных данных).

3.3.2. Цели обработки персональных данных, перечни и сроки их обработки и хранения:

1) Обеспечение организацией оказания услуг юридическим и физическим лицам (обработка и хранение осуществляется до достижения целей обработки, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации):

- ФИО (Заключение договора, предоставление услуг/выполнение работ, бухгалтерский учет оказанных услуг физическим лицам, хранение договоров с физическими лицами в качестве первичного документа, для перечисления денежных средств физическим лицам, оформление заявлений на оказание услуг);

- дата рождения (Заключение договора, предоставление услуг/выполнение работ);

- место рождения (Заключение договора, предоставление услуг/выполнение работ);

- сведения о смене ФИО (Заключение договора, предоставление услуг/выполнение работ);

- адрес электронной почты (Заключение договора, предоставление услуг/выполнение работ, хранение договоров с физическими лицами, оформление заявлений на оказание услуг);

- адрес регистрации (Заключение договора, предоставление услуг/выполнение работ, хранение договоров с физическими лицами в качестве первичного документа);

- контактные телефоны (Заключение договора, предоставление услуг/выполнение работ, хранение договоров с физическими лицами в качестве первичного документа, для отправки электронных чеков физическим лицам за оказанные услуги, оформление заявлений на оказание услуг);

- данные документа, удостоверяющего личность (Заключение договора, предоставление услуг/выполнение работ, хранение договоров с физическими лицами в качестве первичного документа, при оформлении заявлений на возврат денежных средств, оформление заявлений на оказание услуг);

- СНИЛС (Выполнение работ);

- данные документа, удостоверяющего полномочия законного представителя (Заключение договора, предоставление услуг/выполнение работ, оформление заявлений на оказание услуг);

- банковские реквизиты (При оформлении заявлений на возврат денежных средств);

- документы, подтверждающие факт смерти наследодателя (Предоставление услуг);

- данные правоустанавливающих (правоподтверждающих) документов на объекты недвижимости (Предоставление услуг/выполнение работ).

2) Осуществление трудовых и гражданско-правовых отношений (сроки обработки и хранения персональных данных определены Приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения"):

- ФИО (Оформление трудовых отношений, ведение кадрового учета, отчетность в ПФР, для оплаты мер социальной поддержки Пенсионным Фондом России, Отчетность в ФСС, для оплаты Фондом социального страхования пособий по временной нетрудоспособности и единовременных пособий, отчетность в УФНС, начисление и перечисление заработной платы);

- дата рождения (Оформление трудовых отношений, ведение кадрового учета, для оплаты мер социальной поддержки Пенсионным Фондом России, отчетность в ФСС, для оплаты Фондом социального страхования пособий по временной нетрудоспособности и единовременных пособий, отчетность в УФНС);

- место рождения (Оформление трудовых отношений, ведение кадрового учета, оформление банковской карты(счета) для перечисления заработной платы);

- гражданство (Оформление трудовых отношений, ведение кадрового учета, для оплаты мер социальной поддержки Пенсионным Фондом России, для оплаты Фондом социального страхования пособий по временной нетрудоспособности и единовременных пособий, отчетность в УФНС);

- пол (Оформление трудовых отношений, ведение кадрового учета, для оплаты мер социальной поддержки Пенсионным Фондом России, для оплаты Фондом социального страхования пособий по временной нетрудоспособности и единовременных пособий, отчетность в УФНС);

- сведения о смене ФИО (Оформление трудовых отношений, ведение кадрового учета, для оплаты мер социальной поддержки Пенсионным Фондом России, для оплаты Фондом социального страхования пособий по временной нетрудоспособности и единовременных пособий, отчетность в УФНС);

- адрес электронной почты (Для оплаты мер социальной поддержки Пенсионным Фондом России);

- сведения о составе семьи (Оформление трудовых отношений, ведение кадрового учета, для оплаты Фондом социального страхования пособий по временной нетрудоспособности и единовременных пособий);

- сведения о детях (Оформление трудовых отношений, ведение кадрового учета);

- адрес регистрации (Оформление трудовых отношений, ведение кадрового учета, для оплаты мер социальной поддержки Пенсионным Фондом России, для оплаты Фондом социального страхования пособий по временной нетрудоспособности и единовременных пособий, для оформления банковской карты(счета);

- адрес проживания (Оформление трудовых отношений, ведение кадрового учета);

- дата регистрации по месту жительства (Оформление трудовых отношений, ведение кадрового учета);

- контактные номера телефонов (Оформление трудовых отношений, ведение кадрового учета, для оплаты Фондом социального страхования пособий по временной нетрудоспособности и единовременных пособий, для оплаты мер социальной поддержки Пенсионным Фондом России);

- данные документа, удостоверяющего личность (Оформление трудовых отношений, ведение кадрового учета, для оплаты мер социальной поддержки Пенсионным Фондом России, для оплаты Фондом социального страхования пособий по временной нетрудоспособности и единовременных пособий, отчетность в УФНС);

- ИНН (Оформление трудовых отношений, ведение кадрового учета, отчетность в ПФР, для оплаты мер социальной поддержки Пенсионным Фондом России, для оплаты Фондом социального страхования пособий по временной нетрудоспособности и единовременных пособий, отчетность в УФНС);

- СНИЛС (Оформление трудовых отношений, ведение кадрового учета, отчетность в ПФР, для оплаты мер социальной поддержки Пенсионным Фондом России, для оплаты Фондом социального страхования пособий по временной нетрудоспособности и единовременных пособий, отчетность в УФНС);

- реквизиты документа об образовании (Оформление трудовых отношений, ведение кадрового учета);

- сведения об образовании (Оформление трудовых отношений, ведение кадрового учета);

- стаж работы (Для оплаты Фондом социального страхования пособий по временной нетрудоспособности и единовременных пособий, для оплаты мер социальной поддержки Пенсионным Фондом России);

- семейное положение (Для оплаты Фондом социального страхования пособий по временной нетрудоспособности и единовременных пособий);

- биографические сведения (Оформление трудовых отношений, ведение кадрового учета);

- сведения о воинском учёте (Оформление трудовых отношений, ведение кадрового учета);

- сведения о приёме на работу и о переводе на другую должность (Оформление трудовых отношений, ведение кадрового учета);

- сведения о социальных льготах;

- сведения о занимаемой должности (Оформление трудовых отношений, ведение кадрового учета);

- данные трудовой книжки (Оформление трудовых отношений, ведение кадрового учета);

- фотография (Для оплаты мер социальной поддержки Пенсионным Фондом России)

- данные документа, удостоверяющего полномочия законного представителя (Оформление трудовых отношений, ведение кадрового учета);

- банковские реквизиты (Для оплаты Фондом социального страхования пособий по временной нетрудоспособности и единовременных пособий, для оплаты мер социальной поддержки Пенсионным Фондом России, для перечисления заработной платы).

3.3.3. Категории субъектов персональных данных.

В учреждении обрабатываются ПД следующих субъектов ПД:

- физические лица, состоящие с учреждение в трудовых отношениях;

- физические лица, являющиеся близкими родственниками сотрудников учреждения;

- физические лица, уволившиеся из учреждения;

- физические лица, состоящие с учреждением в гражданско-правовых отношениях;

- физические лица, обратившиеся за оказанием услуг в учреждение.

3.3.4. ПД, обрабатываемые оператором:

- данные полученные при осуществлении трудовых отношений;

- данные полученные при осуществлении гражданско-правовых отношений;

- данные полученные при оказании услуг.

3.3.5. Обработка ПД ведется:

- с использованием средств автоматизации;

- без использования средств автоматизации.

3.4. Хранение ПД

3.4.1. ПД субъектов могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде.

3.4.2. ПД, зафиксированные на бумажных носителях хранятся в запираемых шкафах, либо в запираемых помещениях с ограниченным правом доступа.

3.4.3. ИД субъектов, обрабатываемые с использованием средств автоматизации в разных

целях, хранятся в разных папках.

3.4.4. Не допускается хранение и размещение документов, содержащих ПД, в открытых

электронных каталогах (файлообменниках) ИСПД.

3.4.5 Хранение ПД в форме, позволяющей определить субъекта ПД, осуществляется не

дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.

3.5. Уничтожение ПД

3.5.1. Уничтожение документов (носителей), содержащих ПД производится путем сожжения, дробления (измельчения), химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок. Для уничтожения бумажных документов допускается применение шредера.

3.5.2. ПД на электронных носителях уничтожаются путем стирания или форматирования

носителя.

3.5.3. Уничтожение производится комиссией. Факт уничтожения ПД подтверждается

документально актом об уничтожении носителей, подписанным членами комиссии.

3.6. Передача ПД

3.6.1. Оператор передает ПД третьим лицам в следующих случаях:

- субъект выразил свое согласие на такие действия;

- передача предусмотрена российским или иным применимым законодательством в рамках установленной законодательством процедуры.

3.6.2. Перечень лиц, которым передаются ПД.

Третьи лица, которым передаются ПД:

- пенсионный фонд РФ для учета (на законных основаниях);

- налоговые органы РФ (на законных основаниях);

- фонд социального страхования (на законных основаниях);

-территориальный фонд обязательного медицинского страхования (на законных основаниях);

- страховые медицинские организации по обязательному и добровольному медицинскому

страхованию (на законных основаниях);

- банки для начисления заработной платы (на основании договора);

- органы МВД в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.

4. Защита персональных данных

4.1. Основными мерами защиты ПД, используемых Оператором, являются:

4.1.1. Назначение лиц, ответственных за обработку ПД, которые осуществляют организацию обработки ПД, внутренний контроль за соблюдением учреждением и его работниками требований к защите ПД;

4.1.2. Определение актуальных угроз безопасности ПД при их обработке в ИСПД и

разработка мер и мероприятий по защите ПД;

4.1.3. Разработка политики в отношении обработки персональных данных;

4.1.4. Установление правил доступа к ПД, обрабатываем в ИСПД, а также обеспечения

регистрации и учета всех действий, совершаемых с ПД в ИСПД;

4.1.5. Установление индивидуальных паролей доступа сотрудников в информационную

систему в соответствии с их производственными обязанностями;

4.1.6. Сертифицированное антивирусное программное обеспечение с регулярно

обновляемыми базами;

4.1.7. Обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и

принятие мер;

4.18. Осуществление внутреннего контроля и аудита.

5. Основные права субъекта ПД и обязанности оператора

5.1. Основные права субъекта ПД

Субъект имеет право на доступ к его персональным данным и следующим сведениям:

- подтверждение факта обработки ПД оператором;

- правовые основания и цели обработки ПД;

- цели и применяемые оператором способы обработки ПД;

- наименование и место нахождения оператора, сведения о лицах (за исключением

работников оператора), которые имеют доступ к ПД или которым могут быть раскрыты ПД на основании договора с оператором или на основании федерального закона;

- сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

- порядок осуществления субъектом ПД прав, предусмотренных настоящим Федеральным

законом;

- меры, принимаемые оператором для исполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ;

- обращения к оператору и направления ему запросов;

- обжалование действий или бездействия оператора.

5.2. Обязанности оператора.

Оператор обязан:

- при сборе ПД предоставить информацию об обработке ПД;

- в случаях, если ПД были получены не от субъекта ПД, уведомлять субъекта;

- при отказе в предоставлении ПД субъекту разъясняются юридические последствия такого отказа;

- при отказе дать согласие на обработку ПД субъекту разъясняются юридические последствия такого отказа;

- опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к документу,

определяющему его политику в отношении обработки ПД, к сведениям о реализуемых

требованиях к защите ПД;

- принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты ПД от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения ПД, а также от иных неправомерных действий в отношении ПД;

- давать ответы на запросы и обращения субъектов ПД, их представителей и

уполномоченного органа по защите прав субъектов ПД.